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一文搞懂“預算管理”系統：架構、流程、原型

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admin

2025年2月25日 21:41 本文熱度 308

我們常說“勒緊褲腰帶過日子”“有多少錢辦多大事”，這些話體現了對有限資源的合理分配和規劃。

對于企業來說也是如此，企業的經營戰略不僅需要資源，更需要合理的資源配置。如果把70%的資金都用在吃喝玩樂的應酬上，那么企業能用到實處的資金就會大打折扣。

預算管理是合理分配企業財務、實物及人力資源，以實現企業經營戰略，并在實施過程中進行全程控制的內部管理活動。實施預算管理是確保公司戰略按計劃執行、各部門經營目標順利達成、加強內部管理控制以及降低經營風險的重要管理手段。

預算管理是一個包含“預算編制、預算控制、預算調整、預算分析”等復雜環節的企業管理活動。為了提高管理效率，建立統一的數據平臺，并實時監控整個預算過程，需要構建一個能夠涵蓋全部預算管理循環的信息化系統，即預算管理系統。

01.預算管理流程架構

預算管理系統負責完成預算的編制及基礎管理功能。在預算控制部分，系統利用預算數據和控制策略，為業務活動提供預算控制服務。業務發生后，系統會調用預算控制服務進行相應的預算處理。

預算基礎數據包括基礎信息和預算金額數據兩部分。其中，基礎信息又涵蓋以下內容：

組織信息：同步組織及其層級結構，同步后可通過組織代碼等進行查詢。

預算科目：同步預算科目及其層級關系，并確保科目唯一性。

預算科目與核算科目映射：此映射關系用于將核算科目轉換為預算科目。

預算策略是基于預算組織、預算科目和控制周期等配置而制定的。預算控制服務則是一種標準服務，它結合預算金額和預算控制策略，提供給外圍業務系統使用。外圍系統的業務單據占用明細會回傳給預算控制系統，用于更新預算可用金額，從而實現業務的預算控制功能。

02.系統集成關系

差旅申請系統用于事前提交出差申請。申請通過后，差旅申請單會自動推送至攜程商旅，員工即可據此預訂飛機票。預算控制系統為差旅申請提供控制服務，并確保差旅申請返回詳細的業務明細。

費用報銷系統主要用于個人費用及部分公司費用的申請和報銷。預算控制系統為費用報銷提供控制服務，并確保費用報銷返回詳細的業務明細。

預算系統主要負責公司的預算編制、審批和分析等工作。它將預算數據及基礎數據傳送給預算控制部分，以支持預算控制功能的實現。

人事系統則將人員相關信息傳送給預算控制系統，以便進行相關的預算管理和控制。

采購管理系統主要用于公司的對公采購管理，包括供應商管理、采購申請、詢比價、采購訂單以及收貨等環節的管理。

03.預算控制

預算控制平臺是依據預算編制結果及預算控制策略，對業務流程實施控制的平臺。該平臺通過設定組織、項目、預算科目、控制強度、控制周期、年份等維度組合，來定義控制業務流程的具體規則。

該系統包括預算控制策略子系統、預算控制服務子系統、預算調撥子系統，以及配置管理模塊、接口管理模塊、預算控制分析模塊等組成部分。

凍結：指業務單據提交審批后，預算被暫時保留，但尚未實際使用。

占用：指預算已經實際被使用，即相關業務流程已經完成。

控制強度：

不控制：僅統計預算執行情況，不進行任何控制或提醒，業務流程可繼續進行。
警告：如超出預算，需加批并走預算外流程。
控制：如超出預算，則無法進行后續業務流程。

控制周期：指計算預算控制額度的時間范圍，例如“季度”，表示以季度為范圍來計算預算的可用額度。

控制策略通過組合組織、項目、預算科目、控制強度、控制周期、年份等維度，來定義該平臺控制業務流程的具體規則；并與預算余額表相結合，共同提供預算控制服務。

04.基礎數據同步

預算管理的基礎數據可以通過手動或系統自動的方式同步至預算控制系統。

預算控制系統對同步過來的數據進行判斷，若數據已存在，則進行更新；若數據不存在，則新增該數據。

05.預算控制流程

當業務系統流轉至預算校驗節點時，會通過“部門、科目、時間、金額”等參數，向預算控制平臺發起預算控制服務請求。由于預算科目與核算科目編碼不一致，預算控制平臺會依據業務系統提供的參數及映射表進行數據轉換。數據轉換完成后，平臺會根據這些參數查找相應的預算控制策略，如取款控制周期、累計控制等，以進行后續的預算控制處理。