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物料編碼就是用代碼來代表物料，每個(gè)物料賦予一個(gè)唯一代碼。就像人的身份證號(hào)，人名是會(huì)重復(fù)的，但是身份證號(hào)是唯一的，軟件都是通過物料代碼來讀取物料信息的。

ERP系統(tǒng)中對(duì)所有物料進(jìn)行編碼是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，不光是給物料編碼，還包括給物料分類、填寫物料名稱、物料規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位等信息。

筆者根據(jù)多年ERP實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)，列舉企業(yè)在物料編碼中可能會(huì)遇到的各種問題，讓大家少走彎路。

1、沒有指導(dǎo)編碼的規(guī)范性文件

很多企業(yè)都是頭一次使用ERP系統(tǒng)，缺乏經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)，一上來直接就對(duì)現(xiàn)有庫存物料進(jìn)行編碼，然后導(dǎo)入系統(tǒng)中直接使用。這種短平快的工作方式帶來的問題很多，比如編碼風(fēng)格不統(tǒng)一，編碼人員會(huì)根據(jù)自己的習(xí)慣進(jìn)行編碼，比如計(jì)量單位公斤，有人寫kg有人寫公斤有人寫KG，比如要給一個(gè)筆記本電腦命名：13代酷睿i7/4060/1T/2.5K/240HZ/8小時(shí)續(xù)航/2560*1400，究竟要寫哪些信息才算完整的表達(dá)了這個(gè)電腦？究竟哪個(gè)信息寫在前面哪個(gè)信息寫在后面？也沒個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的書寫格式，每個(gè)信息的內(nèi)容代表什么意思，大家能不能看得懂。有些企業(yè)讓技術(shù)部負(fù)責(zé)編碼，寫出來的東西其他部門根本看不明白。

解決對(duì)策：制定物料編碼規(guī)則，編碼規(guī)則經(jīng)過各部門討論后生效。編碼規(guī)則有變化先修改規(guī)則。這樣的好處是有技術(shù)含量的工作是制定這個(gè)編碼規(guī)則，而規(guī)則制定好以后，按這個(gè)編碼規(guī)則進(jìn)行編碼的人員相對(duì)比較容易了。

編碼人員要按編碼規(guī)則進(jìn)行編碼，編碼人員崗位相對(duì)穩(wěn)定不要經(jīng)常更換。編碼人員要對(duì)編碼的物料非常熟悉，知道如何制定名稱、規(guī)格型號(hào)。

物料編碼規(guī)則示例如下：

2、沒有分類

分類的好處是方便后續(xù)使用，可以按分類進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、查詢：

物料分類中的一級(jí)分類最好經(jīng)過各部門協(xié)商討論，因?yàn)槊總€(gè)部門對(duì)一級(jí)分類有各自的要求，比如財(cái)務(wù)從財(cái)務(wù)核算的角度考慮，倉庫從物品的用途考慮。

3、一物多碼

絕大多數(shù)情況下ERP系統(tǒng)要求一物一碼，但是企業(yè)在ERP使用中管理不完善，編碼人員對(duì)物料不熟悉或人員變動(dòng)等情況，這個(gè)物料已有編碼又再增加了一個(gè)編碼，有些不常用的物料每次使用就重新搞個(gè)編碼，編碼不同名稱規(guī)格也寫的不一樣，但其實(shí)都是同一個(gè)物料。

解決的對(duì)策：申請(qǐng)編碼前先查詢下是否已有這個(gè)物料的編碼存在。指定一個(gè)人進(jìn)行物料編碼，或者產(chǎn)成品由一個(gè)人編，原材料一個(gè)人編碼。

有些企業(yè)編碼時(shí)會(huì)把供應(yīng)商信息編入到物料編碼中，優(yōu)點(diǎn)是避免用錯(cuò)料，缺點(diǎn)是這個(gè)物料有10家供應(yīng)商就有10個(gè)編碼，而且后期維護(hù)成本很高，新增加一個(gè)供應(yīng)商就要增加很多物料編碼。

解決對(duì)策：使用物料編碼+品牌來區(qū)分，10個(gè)供應(yīng)商也只有一個(gè)物料編碼。

在特殊情況下也允許一物多碼的存在，比如客供料。假設(shè)我方有來料加工業(yè)務(wù)，即客戶提供物料，我方負(fù)責(zé)加工。同一個(gè)物料10家客戶提供就會(huì)產(chǎn)生10個(gè)編碼，這個(gè)沒法像供應(yīng)商那樣編碼+供應(yīng)商，因?yàn)檫@個(gè)編碼是客戶給的編碼。

這里有個(gè)前提條件：這10家客戶提供的物料是同一個(gè)物料，是可以放在一起混合使用的。并且任何一個(gè)料號(hào)庫存發(fā)生變化后，其余9個(gè)料號(hào)庫存也要保持一致！如果有企業(yè)存在這種情況的，我們的解決辦法如下：

一、在重復(fù)物料管理表中建立這10個(gè)物料的信息，并更新庫存與物料編號(hào)1庫存一致。

二、任用何一個(gè)料號(hào)做了出入庫，其余料號(hào)都會(huì)自動(dòng)做個(gè)庫存調(diào)整單使庫存始終保持一致。

4、有意義的編碼和無意義的編碼

下面哪種編碼大家任何更好呢？

400000147

YB-06-045-001

YB.06.045.001

H-35022A11M-01/A

有些企業(yè)希望能從編碼中知道這個(gè)物料的大概情況，是產(chǎn)品還是原材料，材質(zhì)信息，最后一位A代碼一版，B代碼變更過。

現(xiàn)在主流的都傾向于純數(shù)字編碼，有意義的編碼的確有利于記憶，但是對(duì)編碼員的要求很高，后期的維護(hù)成本很高。編碼就像人的身份證，除了自己記得其他人不會(huì)記得你的身份證號(hào)的，也不會(huì)通過身份證號(hào)去看你是哪里人雖然通過身份證號(hào)能看出你所在地區(qū)。我們通常會(huì)通過分類、名稱、規(guī)格型號(hào)等信息來查詢物料的。否則還需要一個(gè)巨大的對(duì)照表來解釋每個(gè)字母的意義。企業(yè)管理是把問題簡單化而不是搞得更復(fù)雜。

現(xiàn)在物料的生命周期也很短，純數(shù)字編碼幾秒就能完成一個(gè)編碼，如下圖所示，只要選擇分類即可自動(dòng)產(chǎn)生編碼。

不過凡事沒有絕對(duì)的，只要適合企業(yè)就行，適當(dāng)使用字母也是可以的，比如扳手使用BS開頭，螺絲使用LS開頭。

5、沒有擴(kuò)展性

當(dāng)初編碼的時(shí)候沒有考慮太長遠(yuǎn)，導(dǎo)致新的料號(hào)不能按已有的規(guī)則增加。比如4 00 00 01，四級(jí)分類01只有2位數(shù)，最多99個(gè)物料現(xiàn)在不夠用了。

解決對(duì)策：制定編碼規(guī)則時(shí)對(duì)各種情況一一舉例說明，大類盡量合并，種類區(qū)分明確，小類盡量細(xì)分。流水號(hào)可以多留幾位，編碼長一點(diǎn)不會(huì)影響使用效率的，筆者建議對(duì)于有幾千個(gè)物料的企業(yè)，編碼長度8~10位比較適合，另外編碼長度最好統(tǒng)一。不要出現(xiàn)成品編碼長度是7位，原材料編碼長度是10，查詢出來有長有短的很難看。

6、ERP系統(tǒng)選型不當(dāng)

由于使用的ERP系統(tǒng)功能局限，導(dǎo)致編碼工作不夠方便，已經(jīng)在使用的編碼按道理不能直接刪除的，居然可以直接刪除！

某蝶的ERP系統(tǒng)物料編碼中必須帶.

選擇功能強(qiáng)大的ERP系統(tǒng)可以大大提高工作效率。另外筆者估計(jì)3年內(nèi)會(huì)出現(xiàn)有AI算法的ERP系統(tǒng)，讓ERP更加智能。